关于做好2021届毕业生派遣阶段工作的通知
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发表时间：2021-06-20
各教学单位：
根据学校2021届毕业生毕业派遣相关工作安排，以及《中国美术学院学生档案管理办法》》（国美学发[2010]18号）的规定，为确保2021届毕业生档案转递的完整、安全与快速，更好地为学生服务，现将2021届学生毕业档案整理工作安排如下：
一、归档材料
1、招生材料：学生参加高考而录取的档案材料；
2、毕业材料：高等学校毕业生登记表、毕业生报到证副联；
3、学业材料：学习成绩登记表以及专业（教育）实习鉴定表、论文（设计）评审表、学位证明以及休学、退学、转学、转专业、出国等证明材料；
4、奖励材料：学生在校学习期间获得的校级及其以上奖励材料；
5、处分材料：学生在校期间因违反校纪校规，触犯国家法律等形成的各类处分、处理材料；
6、贷款材料：申请国家助学贷款有关材料；
7、组织材料：学生在校期间加入中国共产主义青年团以及加入中国共产党的有关材料，包括入团、入党申请书、外调材料、思想汇报、入团、入党志愿书、转正申请书等；
8、日常行为表现材料：学生登记表、历年学年总结鉴定表、学生诚信档案等；
9、可供组织参考的其他应当归档的材料。
以上材料在校期间一经形成，应即时归档。若是因毕业生自身原因缺失材料的（如高中档案缺失），应通知学生本人，能补则补。
归档的材料必须是办理完毕的正确材料。材料应完整、真实、文字清楚、手续齐备、对象明确，应有承办单位或个人署名，并有形成材料的日期。整理完毕后根据《档案编号一览表》填写《档案材料转递单》，并对应放入档案袋内。
二、档案袋封面要求：
1、左上角“密级”处填写“秘密”（见下图）；
2、投递单位名称需填写完整，例如：南京市人才服务中心
3、右下角添补：专业、学号、姓名信息
4、档案袋背面密封处需粘贴牢固，不能使用双面胶和透明胶，需用固体胶、胶水或浆糊封口，档案袋封口并在封口处用院系公章加盖骑缝章；
5、根据《档案编号一览表》填写编号，档案编号必须与放入档案袋内的《档案材料转递单》（附件3）一致；
6、各院系领取到EMS寄递面单后，核对学生档案袋、寄递面单上的基本信息，核实无误后，用EMS发放的“高校学生档案专用”袋进行装放，并将EMS面单粘贴在指定区域。注意：EMS档案专用袋不需要封口，方便之后进行核查。升入本校学生的档案均无需用EMS专用袋装放。
三、整理工作要求：
1、上交档案时，请各院系根据 “其他派遣单位”、“升学需派遣”“升学本校”三类，按编号做好档案的分类整理。
2、各单位要组织专人做好毕业生的档案管理工作，各项材料要按照材料要求逐一放入，并要反复核查，确保无误。整理完成后，请填写《2021届毕业生档案移交（接收）登记表》一式两份，于7月5日前与所有档案一起转交至就业指导中心办公室：南山1B210，象山17-112。
3、在具体工作过程中如有疑问，请向就业指导中心咨询。联系人：许老师87200058；孙老师，87164621。
四、其他事项：
1、报到证上联发给毕业生，下联放入学生档案。
2、高等学校毕业登记表为重要档案材料，最后一页院系意见盖各教学单位公章、学校意见处盖学校公章，公章如有空缺档案将被退回。
3、《学生档案管理办法》中规定的毕业生登记表、优秀毕业生登记表等相关材料必须放入学生档案，材料若有缺失档案将被退回。
附件：
附件3：各院系档案编号一览表（分别发放）
中国美术学院毕业生就业指导服务中心
2021年6月20日
